Gruppo di lavoro per la catalogazione

A. T. Crimi - C. Giordano - A. Mazzei - F. Rota - M. Sicilia - R. Tarantino [*]

Guida alla catalogazione in ALEPH 500

a cura di

Anna Teresa Crimi, Carmela Giordano, Francesca Rota, Raffaele Tarantino

Premessa

La guida ha lo scopo di fornire uno strumento di lavoro per la catalogazione in ALEPH 500 (versione 14.2), al fine di consentire un uso coerente e normalizzato dei campi UNIMARC; non intende, pertanto, sostituire il manuale, a cui si rimanda. [1]

ALEPH 500 supporta lo standard UNIMARC.

MARC è l'acronimo di MAchine-Readable Cataloguing, tale formato permette lo scambio di informazioni bibliografiche. [2]

Struttura di UNIMARC

Un record UNIMARC è composto da:

• campi, una serie, cioè, di caratteri identificati da un'etichetta (autore, titolo, ecc.);
• indicatori, che specificano ulteriormente il contenuto del campo;
• sottocampi, in cui inserire le specifiche informazioni bibliografiche.

Sono previste due tipologie di campi:

• campi a lunghezza fissa, composti da un numero determinato di caratteri che contengono informazioni codificate;
• campi a lunghezza variabile, ad esempio il titolo, la cui lunghezza dipende dalle occorrenze che si presentano di volta in volta.

Campi e sottocampi possono essere obbligatori o facoltativi, ripetibili e non.

In generale:

• se il campo non è ripetibile è ripetibile il sottocampo;
• se il campo è ripetibile non è ripetibile il sottocampo.

Per la corretta compilazione di ogni campo si consiglia di posizionarsi sullo stesso e da Edita selezionare aiuto o premere F2, si avranno così tutte le spiegazioni necessarie.

Nella compilazione dei tag non va inserita la punteggiatura ISBD prevista, se non quando espressamente indicato.

Per inserire un campo premere F5 (o da Edita aggiungi campo), si avrà la lista completa dei campi. L'inserimento di un campo può avvenire da qualsiasi posizione all'interno del record, salvando il record i tag verranno automaticamente ordinati. I sottocampi, invece, devono essere inseriti seguendo l'ordine previsto dalle ISBD (es.: $$aMilano $$cMondadori $$aRoma $$cFondazione Lorenzo Valla). Per cancellare un campo occorre premere contemporaneamente i tasti CTRL e F5 o elimina campo da Edita.

Per cancellare un sottocampo premere i tasti CTRL e F7 o elimina sottocampo da Edita.

Quando si aggiunge un sottocampo di default verrà inserito il sottocampo a, per modificarlo occorrerà sovrascrivere con la lettera del sottocampo prescelto.

Per modificare un campo occorre sovrascrivervi.

Come creare un record

Per creare un nuovo record bibliografico, da File scegliere l'opzione Apri bozza di catalogazione (template) o premere i tasti CTRL e A o ancora, cliccare sull'icona foglio a quadretti con penna lilla in alto a sinistra. A questo punto tra le opzioni presenti, scegliere la bozza di catalogazione desiderata ed aprirla. In corrispondenza di alcuni campi (titolo, autore, collana, soggetto e Dewey) è possibile dalla bozza consultare le liste cliccando da Ricerca l'opzione Cerca il contenuto del campo nelle liste di intestazione o premendo il tasto F3. A questo punto, evidenziando l'intestazione desiderata, è possibile visualizzare i documenti collegati. Per trasferire l'intestazione nella propria bozza occorre cliccare su OK.

Attenzione: verificare sempre che ci sia corrispondenza tra la tipologia di documento da catalogare e il formato (FMT) posto nella barra blu all'inizio del template. Nei record convertiti, infatti, molto spesso, videoregistrazioni, CD-audio, floppy disks ed altro materiale non librario presentano come etichetta formati errati. In questi casi per modificare il formato del record da Edita scegliere l'opzione Cambia il formato del record, si aprirà una finestra Scegli il formato del record, evidenziando quello desiderato e cliccando su OK si otterrà il formato corretto.

Occorre ricordare che un documento costituito da volume + altro materiale allegato su supporto diverso, avrà sempre il formato (FMT) BK. In presenza, invece, di un kit multimediale, in cui i diversi materiali sono da considerarsi sullo stesso piano, il formato sarà MX (materiale misto).

Inoltre, è necessario che il formato corrisponda al campo BAS (Base) già presente in ALEPH 300. Per ottenere la tipologia completa delle basi occorre posizionarsi sul campo e digitare F8.

Come salvare un record

Ultimata la descrizione, per salvare il record, occorre cliccare sull'icona tower con freccia rossa. Un messaggio chiederà conferma del salvataggio del record sul catalogo bibliografico CAL01 visualizzando dei messaggi di controllo o di errore, per proseguire cliccare il tasto Ignora. I campi e i sottocampi non utilizzati vengono eliminati in automatico e al record locale verrà assegnato nel campo 001 il numero identificativo del record, che in ALEPH 500 corrisponde al numero di sistema.

È possibile salvare temporaneamente il record solo sul proprio PC cliccando sull'icona floppy con freccia rossa.

Per modificare un record già esistente, dal modulo catalogazione, occorre cliccare sull'icona tower con freccia blu e inserire il numero di sistema del record. Se non si conosce il numero di sistema si possono utilizzare le stesse icone del modulo OPAC presenti nella barra in alto.

Dal modulo OPAC il recupero può avvenire attraverso le diverse modalità di ricerca (Scorri liste o Parole chiave). Una volta visualizzato il record, cliccando sull'icona scheda bianca con penna lilla, si trasferirà il record direttamente nel modulo catalogazione.

Come duplicare un record

È possibile duplicare un record qualora si debbano apportare solo parziali modifiche. Tale operazione va effettuata dal modulo catalogazione dopo aver richiamato il record da duplicare. Da File selezionare Duplica il record o premere i tasti CTRL e N e scegliere CAL01 Bibliografico si creerà il nuovo record locale da modificare.

Attenzione: prima di salvare il nuovo record modificato sul server eliminare il campo 001 che contiene il numero identificativo del record duplicato.

Articoli

In alcuni campi (titolo, collana, legami, titoli in relazione) gli articoli devono essere inseriti tra doppie parentesi uncinate, al fine di escluderli dall'ordinamento alfabetico. Tale norma vale per gli articoli siano essi determinativi o indeterminativi nelle diverse lingue. Di conseguenza quando si effettua la ricerca per scorrimento di liste vanno omessi.

Attenzione: prima di chiudere le doppie parentesi uncinate lasciare uno spazio, mentre in presenza di articoli apostrofati lo spazio non va lasciato.

es.:

• <<Lo >>spazio letterario della Grecia antica
• <<L'>>utopia

Gli articoli iniziali devono essere esclusi dall'ordinamento nei seguenti campi e sottocampi:

• 200 $$a ; $$c
• 225 $$a ; $$i
• 410 $$a ; $$i
• 423 $$a
• 454 $$a
• 461 $$a
• 463 $$a
• 482 $$a
• 500 $$a
• 510 $$a
• 512 $$a
• 516 $$a
• 517 $$a
• 540 $$a

Gli articoli iniziali non devono essere esclusi nei seguenti campi e sottocampi:

• 200 $$d
• 327 $$a (tutti)

I blocchi

Le informazioni trattate nei diversi blocchi riguardano solo i casi più problematici

• Leader
• 0xx - Informazioni identificative
• 1xx - Informazioni codificate
• 2xx - Informazioni descrittive
• 3xx - Note
• 4xx - Legami bibliografici
• 5xx - Titoli in relazione
• 6xx - Analisi semantica
• 7xx - Responsabilità intellettuale
• 8xx - Dati internazionali
• 9xx - Uso locale

Note

[1]

• UNIMARC manual bibliographic format. - 2nd ed. - Saur, 1994
• UNIMARC manual bibliographic format. Update 4. - Saur, 2002
• Antonio Scolari, UNIMARC. - Associazione italiana biblioteche, 2000

Per approfondimenti:

• IFLA UNIMARC Core Activity <http://www.ifla.org/VI/8/up.htm> [ultima consultazione: 2005-03-30]
• Manuale UNIMARC (Ad uso interno dell’Università di Roma "Tor Vergata" : tratto da UNIMARC Manual - Bibliographic Format 2ed - 1994 e dall’help in linea della GUI di ALEPH 500 in italiano) <http://www.biblio.uniroma2.it/taginfo.html> [ultima consultazione: 2005-03-30]
• UNIMARC (Universal MARC Format) / International Federation of Library Associations <http://www.aib.it/aib/lis/std/unimarc.htm> [ultima consultazione: 2005-03-30]
• UNIMARC concise bibliographic format (1 Mar 2002) <http://www.ifla.org/VI/3/p1996-1/concise2.pdf> [ultima consultazione: 2005-03-30]

[2] MARC standards (pagina della Library of Congress dedicata al formato MARC) <http://www.loc.gov/marc/> [ultima consultazione: 2005-03-30]

[*]

Anna Teresa Crimi - Biblioteca di Area Umanistica "E. Fagiani" - 0984.496258 - email annateresa.crimi@unical.it

Francesca Rota - Biblioteca di Area Umanistica "E. Fagiani" - 0984.496257 - francesca.rota@unical.it

Carmela Giordano, Raffaele Tarantino - Biblioteca Interd. di scienze economiche e sociali "E. Tarantelli" - 0984.496361 - raffaele.tarantino@unical.it

Mariolina Sicilia, Adele Mazzei - Biblioteca di Area Tecnico-Scientifica - 0984.496313